Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen auf terminum.ch und in der Terminum-App ist:

Gonçalo Pereira (Terminum, Einzelunternehmen)
Forchstrasse 157
8132 Egg b. Zürich
Schweiz
E-Mail: hello@terminum.ch

Datenschutzanfragen können Sie per E-Mail oder über das Support-Formular stellen.

Diese Erklärung gilt für Besuchende von terminum.ch, für Salons und ihre Mitarbeitenden mit Terminum-Konto sowie für Personen, deren Daten über Terminum-Shop-Websites und das Buchungssystem bearbeitet werden.

Terminum als Verantwortlicher

Terminum entscheidet über Zweck und Mittel der Bearbeitung für Salon-Konten und Anmeldung, Abonnements und Abrechnung, Support, Plattformsicherheit und Missbrauchsabwehr, eigene Mitteilungen an Salons sowie Produktverwaltung und Produktverbesserung auf aggregierter Basis.

Salons als Verantwortliche

Jeder Salon ist Verantwortlicher für die Daten seiner Kundschaft und Mitarbeitenden, für Termine und Dienstleistungen, für die Inhalte und Integrationen seiner Shop-Website und für eigene werbliche Mitteilungen. Terminum bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter gemäss Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) und nach Weisung des Salons. Die Datenschutzerklärung des jeweiligen Salons ist auf seiner Shop-Website verlinkt.

Eigenständige Empfänger

Einzelne Dienstleister handeln je nach Vorgang als Auftragsbearbeiter oder als eigenständig Verantwortliche, insbesondere Stripe bei regulierten Zahlungsvorgängen (siehe Ziffer 7). Bindet ein Salon Google Analytics auf seiner Shop-Website ein, handelt der Salon als Verantwortlicher im Verhältnis zu Google; Google ist insoweit kein Unterauftragsbearbeiter von Terminum (siehe Ziffer 9).

Wir erhalten Personendaten aus folgenden Quellen:

• direkt von Ihnen, etwa bei Registrierung, Support-Anfragen oder einer Online-Buchung;
• von Salons, die Kundschaft, Mitarbeitende und Termine im Dashboard erfassen;
• automatisch bei der Nutzung von Website und App (technische Protokolle, Einwilligungsstatus);
• von Dienstleistern wie Stripe (Zahlungs- und Kontostatus) oder Nachrichtendiensten (Zustellstatus).

Die folgende Übersicht nennt die Bearbeitungen mit Verantwortlichem, betroffenen Personen, Datenkategorien und Aufbewahrung:

• Bereitstellung, Betrieb und Sicherheit der Plattform;
• Abschluss und Abwicklung des Vertrags mit Salons (Abonnement, Support, Funktionen);
• Auftragsbearbeitung für Salons (Buchungen, Benachrichtigungen, Shop-Websites);
• Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen;
• Verbesserung des Produkts auf Basis aggregierter oder technischer Daten;
• Verwaltung von Einwilligungen für werbliche Mitteilungen; ein Versand erfolgt derzeit nicht (Ziffer 8).

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen des DSG, insbesondere rechtmässig, verhältnismässig und zweckgebunden. Soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, stützen wir uns auf die Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten, überwiegende berechtigte Interessen (z. B. Sicherheit und Missbrauchsabwehr) oder Ihre Einwilligung. Automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne des DSG finden nicht statt.

Für Salon-Konten bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur gehasht), Rolle und Berechtigungen, Shop-Stammdaten, Plan- und Abonnementstatus sowie die akzeptierten Versionen von AGB, Datenschutzerklärung und AVV mit Zeitpunkt.

Support-Anfragen bearbeiten wir, um Ihr Anliegen zu lösen. Für Support kann Terminum mit einer zeitlich begrenzten, sichtbar gekennzeichneten und protokollierten Impersonation auf ein Salon-Konto zugreifen.

Zum Schutz von Konten und Schnittstellen bearbeiten wir technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und Anfrage-Metadaten, begrenzen Anfragen pro Absender (Rate-Limiting) und protokollieren sicherheitsrelevante Ereignisse.

Im Auftrag der Salons bearbeitet Terminum Kundendaten (Name, Telefon, E-Mail), Termine, gewählte Dienstleistungen, Buchungsnotizen, Zahlungsstatus, Mitarbeiterprofile und Arbeitszeiten sowie die Inhalte der Shop-Websites (z. B. {slug}.terminum.ch oder eigene Domain).

Kundendaten werden standardmässig nach einer vom Salon einstellbaren Frist seit der letzten Buchung anonymisiert (siehe Ziffer 14). Der Salon kann einzelne Kundinnen und Kunden jederzeit anonymisieren.

Fragen und Anliegen zu Buchungsdaten richten Sie bitte an den jeweiligen Salon (siehe Impressum und Datenschutzerklärung der Shop-Website).

Abonnements von Salons rechnen wir über Stripe Billing ab. Zahlungen der Kundschaft (Vorauszahlung, No-show-Schutz) und Auszahlungen an Salons laufen über Stripe Connect. Beim No-show-Schutz speichern wir die Zustimmung der Kundin oder des Kunden mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung als Nachweis. Terminum speichert keine vollständigen Kartendaten, sondern nur Stripe-Referenzen und den Zahlungsstatus.

Stripe handelt teils als Auftragsbearbeiter und teils als eigenständig Verantwortliche, insbesondere für die Abwicklung regulierter Zahlungsvorgänge, Betrugsprävention, Sanktionsprüfungen und die Identitätsprüfung von Salons. Salons schliessen für Auszahlungen einen eigenen Vertrag mit Stripe (Connected Account Agreement). Weitere Angaben: Datenschutzerklärung von Stripe und Auszahlungsbedingungen.

Transaktionale Mitteilungen

Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Absagen, Belege sowie Konto- und Sicherheitsnachrichten versenden wir per E-Mail und — soweit der Salon diese Kanäle aktiviert — per SMS oder WhatsApp. Diese Mitteilungen sind für die Vertragsabwicklung erforderlich und werden durch eine Abmeldung von Werbung nicht blockiert. Sie enthalten keine werblichen Inhalte.

Werbliche Mitteilungen

Über Terminum werden derzeit keine werblichen Mitteilungen versendet, weder von Salons an ihre Kundschaft noch von Terminum an Salons. Der Versand bleibt deaktiviert, bis diese Funktion freigeschaltet wird; wir passen diese Erklärung vorher an.

Terminum stellt bereits die Grundlagen dafür bereit: Eine Einwilligung wird mit Absender, Kanal, Zweck, Version des Einwilligungstextes, Zeitpunkt und Quelle gespeichert. Ein Widerruf wirkt kanalbezogen für die Zukunft und wird als Sperrvermerk festgehalten. Ein künftiger Versand setzt eine gültige Einwilligung ohne Sperrvermerk voraus. Ein Salon kann keine Kontakte eines anderen Salons verwenden.

Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherungen (Sitzung, Sicherheit, Einwilligungsstatus) setzen wir ohne Einwilligung ein. Optionale Analyse erfolgt erst nach Ihrer Einwilligung; die Entscheidung wird mit Version gespeichert und kann jederzeit über den Cookie-Hinweis geändert werden. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft.

Auf Shop-Websites erfasst Terminum nach Einwilligung Nutzungsereignisse (z. B. Seitenaufrufe und Buchungsschritte) mit einer pseudonymen Sitzungskennung, um dem Salon Statistiken anzuzeigen. Hat ein Salon Google Analytics konfiguriert, wird es ebenfalls erst nach Einwilligung geladen; der Salon ist dafür Verantwortlicher im Verhältnis zu Google.

Für KI-Funktionen nutzt Terminum den Dienst OpenRouter, der Anfragen an Modellanbieter weiterleitet. Für Website-Texte werden nur Angaben des Salons zu Marke, Stil, Dienstleistungen und Zielgruppe übermittelt. Für Analyse-Insights werden ausschliesslich aggregierte Kennzahlen übermittelt. Es werden keine Kundendaten, Buchungsnotizen oder Kontaktdaten an KI-Anbieter gesendet; Eingaben mit erkennbaren Kontaktdaten werden vor dem Versand blockiert.

Die KI-Funktionen treffen keine automatisierten Entscheidungen über Personen.

Registriert ein Salon über Terminum eine eigene Domain, bearbeiten wir die Kontaktdaten des Domain-Inhabers (Name, Adresse, E-Mail, Telefon). Diese Registrant-Daten speichern wir verschlüsselt und übermitteln sie über Vercel an den Registrar und die Registrierungsstelle der jeweiligen Top-Level-Domain. Je nach Regeln der Registrierungsstelle können Angaben in öffentlichen Verzeichnissen (WHOIS/RDAP) erscheinen. Domain-Registrierungsdaten bewahren wir auf, solange die Domain verwaltet wird und Nachweispflichten bestehen.

Minderjährige

Salons können auch Termine für Minderjährige erfassen. Terminum verlangt kein Geburtsdatum und führt keine Altersprüfung durch. Der Salon ist für behandlungsspezifische Alters-, Einwilligungs- und Vertretungsanforderungen verantwortlich. Ein Terminum-Konto setzt ein Mindestalter von 18 Jahren voraus.

Keine besonders schützenswerten Personendaten

In Terminum dürfen keine besonders schützenswerten Personendaten erfasst werden, insbesondere keine Gesundheitsdaten, Diagnosen oder Allergien, biometrischen Daten, Angaben zur Intimsphäre oder Ausweisnummern. Das Produkt weist bei Notizfeldern darauf hin; die Verantwortung für die eingegebenen Inhalte liegt beim Salon.

Wir geben Personendaten an die folgenden Dienstleister weiter. Auftragsbearbeiter dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen bearbeiten. Befindet sich ein Empfänger in einem Staat ohne angemessenen Datenschutz, stützen wir uns auf die jeweils genannte Garantie.

Zusätzlich können Daten an Behörden, Gerichte oder Berater weitergegeben werden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist.

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen. Es gelten folgende Fristen:

Bei Anonymisierung oder Löschung werden Daten in der aktiven Datenbank entfernt. Backups des Datenbankanbieters werden nicht einzeln bereinigt; gelöschte Daten können dort bis zum Ablauf des Backup-Zyklus des Anbieters verbleiben. Dieser Zyklus ist noch nicht verifiziert, und eine sofortige Löschung aus Backups sichern wir nicht zu. Stripe und andere eigenständig Verantwortliche bewahren Daten nach ihren eigenen Regeln auf.

Nach dem DSG haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten, auf Berichtigung, auf Löschung und auf Widerspruch gegen eine Bearbeitung sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Diese Rechte können gesetzlich eingeschränkt sein, etwa bei Aufbewahrungspflichten.

Für die Bearbeitung einer Anfrage müssen wir Ihre Identität bzw. Ihre Vertretungsbefugnis prüfen. Wir beantworten Anfragen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Weiterleitung an Salons

Betrifft Ihre Anfrage Buchungs- oder Kundendaten eines Salons, ist der Salon zuständig. Wenden Sie sich bitte direkt an ihn. Erhalten wir eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Salon weiter und unterstützen ihn bei der Erledigung. Salon-Inhaber:innen können Konto-Daten im Dashboard exportieren und den Workspace löschen.

Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: edoeb.admin.ch.

Wir treffen die folgenden technischen und organisatorischen Massnahmen. Absolute Sicherheit kann niemand garantieren.

1. TOM-01 · Zugangskontrolle: Anmeldung über Better Auth mit gehashten Passwörtern und serverseitig geprüften Sitzungen.
2. TOM-02 · Berechtigungen: Rollen- und Berechtigungsstufen (Inhaber:in, Mitarbeitende, Nur-Lesen) werden serverseitig vor Änderungen geprüft.
3. TOM-03 · Mandantentrennung: Datenbankzugriffe auf Shop-Daten werden automatisch auf die jeweilige Shop-ID beschränkt.
4. TOM-04 · Übertragungssicherheit: Auslieferung und Schnittstellen ausschliesslich über HTTPS/TLS.
5. TOM-05 · Verschlüsselung: Registrant-Kontaktdaten für Managed Domains werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
6. TOM-06 · Geheimnisverwaltung: Schlüssel und Zugangsdaten liegen als validierte Umgebungsvariablen ausserhalb des Quellcodes.
7. TOM-07 · Missbrauchsschutz: Rate-Limiting öffentlicher Buchungsendpunkte; Hintergrundjobs nur mit geheimem Cron-Token.
8. TOM-08 · Privilegierter Zugriff: Support-Impersonation ist zeitlich begrenzt, sichtbar gekennzeichnet und wird im Admin-Audit protokolliert.
9. TOM-09 · Datenminimierung: Hinweise gegen besonders schützenswerte Personendaten in Buchungsnotizen; KI-Anfragen erhalten nur freigegebene, aggregierte Felder.
10. TOM-10 · Einwilligungen: Optionale Analyse-Skripte laden erst nach Einwilligung; werbliche Mitteilungen erfordern einen Einwilligungsnachweis und respektieren kanalbezogene Sperren.
11. TOM-11 · Aufbewahrung: Automatisierte, authentifizierte Löschjobs gemäss Aufbewahrungsplan.
12. TOM-12 · Betroffenenrechte: Export, Anonymisierung und Workspace-Löschung melden Ergebnisse je System und protokollieren ohne Personendaten.
13. TOM-13 · Vertragsnachweis: Akzeptanz von AGB, Datenschutzerklärung und AVV wird mit Version und Zeitpunkt gespeichert und bei neuen Versionen erneut verlangt.
14. TOM-14 · Sicherheitsvorfälle: Dokumentierter Ablauf zur Erkennung, Eindämmung, Bewertung und Meldung von Sicherheitsvorfällen.

Sicherheitsvorfälle werden erkannt, eingedämmt, bewertet und dokumentiert. Führt ein Vorfall voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen, melden wir ihn dem EDÖB und informieren betroffene Personen, soweit gesetzlich erforderlich. Betrifft ein Vorfall Daten, die wir als Auftragsbearbeiter bearbeiten, informieren wir den Salon ohne unangemessene Verzögerung.

Diese Erklärung gilt in der oben angegebenen Version. Wir passen sie an, wenn sich Bearbeitungen, Dienstleister oder rechtliche Vorgaben ändern. Wesentliche Änderungen teilen wir Salons per E-Mail oder im Dashboard mit; wo erforderlich, holen wir eine erneute Bestätigung ein. Massgebend ist ausschliesslich die deutsche Fassung.