Auftragsbearbeitungs­vertrag (AVV)

Dieser Vertrag gilt zwischen dem Salon, der Terminum nutzt (Verantwortlicher), und Gonçalo Pereira, Forchstrasse 157, 8132 Egg b. Zürich, Betreiber von Terminum (Auftragsbearbeiter).

Terminum bearbeitet Personendaten der Kundschaft und Mitarbeitenden des Salons, Buchungs- und Nachrichtendaten, Inhalte der Shop-Website sowie Einwilligungsnachweise für werbliche Mitteilungen im Auftrag des Salons, soweit dies für die Erbringung der Terminum-Leistungen erforderlich ist. Gegenstand, Art, Zweck, betroffene Personen und Datenkategorien ergeben sich aus Anhang 1.

Der Salon darf in Terminum keine Angaben erfassen, die besonders schützenswerte Personendaten sind (insbesondere Gesundheitsdaten, Diagnosen, Allergien, biometrische Daten, Angaben zur Intimsphäre oder Ausweisnummern). Behandlungsspezifische Alters- und Vertretungsanforderungen bei Minderjährigen prüft der Salon selbst.

Der AVV gilt für die Dauer der Nutzung von Terminum durch den Salon und darüber hinaus, bis alle Personendaten des Salons gemäss Ziffer 11 und Anhang 4 gelöscht, anonymisiert oder zurückgegeben sind.

Terminum bearbeitet die Personendaten nur nach dokumentierten Weisungen des Salons. Weisungen erteilt der Salon durch die Einstellungen und Funktionen im Dashboard (z. B. Kanäle, Aufbewahrungsfrist, Anonymisierung, Export, Workspace-Löschung) sowie schriftlich über den Support. Mündliche Weisungen bestätigt der Salon schriftlich.

Ist Terminum der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstösst, informiert Terminum den Salon und kann die Ausführung aussetzen, bis der Salon die Weisung bestätigt oder ändert. Eine rechtswidrige Weisung muss Terminum nicht ausführen.

Terminum verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke. Ausgenommen sind aggregierte, nicht auf Personen beziehbare Auswertungen zum Betrieb und zur Verbesserung der Plattform sowie gesetzlich vorgeschriebene Bearbeitungen.

Terminum gewährt Zugriff auf Personendaten nur Personen, die ihn für die Leistungserbringung oder den Support benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Diese Pflicht gilt über das Ende des Vertrags hinaus.

Terminum trifft die in Anhang 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Massnahmen. Terminum darf die Massnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

Der Salon genehmigt den Beizug der in Anhang 3 aufgeführten Unterauftragsbearbeiter. Terminum verpflichtet jeden Unterauftragsbearbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die diesem AVV im Wesentlichen entsprechen, und bleibt dem Salon für deren Einhaltung verantwortlich.

Den Beizug oder Austausch eines Unterauftragsbearbeiters, der Personendaten des Salons bearbeitet, kündigt Terminum im Voraus per E-Mail oder im Dashboard an und nennt dabei Dienstleister, Zweck, Ort und Garantie sowie die Frist für einen Widerspruch.

Der Salon kann aus sachlichen Datenschutzgründen schriftlich Widerspruch erheben. Die Parteien suchen dann eine Lösung. Kann der Widerspruch nicht ausgeräumt werden, kann der Salon die betroffene Funktion deaktivieren, soweit sie abtrennbar ist, oder den Vertrag für die betroffenen Leistungen auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

Terminum gibt Personendaten nur an die in Anhang 3 genannten Empfänger bekannt. Liegt der Bearbeitungsort in einem Staat ohne angemessenen Datenschutz, erfolgt die Bekanntgabe nur mit der dort genannten Garantie (z. B. Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln mit Anpassungen für die Schweiz).

Terminum unterstützt den Salon mit geeigneten Funktionen bei Auskunft, Herausgabe, Berichtigung, Anonymisierung und Löschung. Das Dashboard stellt dafür Export- und Anonymisierungsfunktionen bereit, die das Ergebnis je System ausweisen. Richtet eine betroffene Person ihre Anfrage an Terminum, leitet Terminum sie an den Salon weiter und beantwortet sie nicht selbst, ausser der Salon weist dies an.

Terminum meldet dem Salon eine Verletzung der Datensicherheit, die Personendaten des Salons betrifft, ohne unangemessene Verzögerung, nachdem Terminum davon Kenntnis erlangt hat. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Datenkategorien und Personengruppen, die möglichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen. Fehlende Angaben liefert Terminum, sobald sie vorliegen.

Terminum ergreift die zur Eindämmung erforderlichen Massnahmen, dokumentiert den Vorfall und unterstützt den Salon bei einer allfälligen Meldung an den EDÖB und der Information betroffener Personen.

Terminum unterstützt den Salon im angemessenen Umfang bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Anfragen des EDÖB oder anderer Behörden, soweit diese die Bearbeitung durch Terminum betreffen.

Auf Weisung des Salons und bei Vertragsende löscht oder anonymisiert Terminum die Personendaten des Salons oder ermöglicht vorher deren Rückgabe über die Exportfunktion. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen und Backups werden gemäss Anhang 4 behandelt.

Terminum stellt dem Salon auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlich sind, insbesondere die Beschreibung der Massnahmen und die aktuelle Liste der Unterauftragsbearbeiter, und beantwortet schriftliche Fragen des Salons.

Reichen diese Informationen nicht aus, kann der Salon eine Prüfung durch sich selbst oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen. Die Prüfung ist mit angemessener Frist anzukündigen, erfolgt während der Geschäftszeiten, ohne unverhältnismässige Störung des Betriebs und ohne Zugriff auf Daten anderer Salons. Die Kosten trägt der Salon.

Die Haftung richtet sich nach den AGB, vorbehaltlich zwingenden Rechts. Dieser AVV ergänzt die AGB. Bei Widersprüchen in Fragen der Auftragsbearbeitung geht dieser AVV vor.

Der Salon schliesst diesen AVV elektronisch ab, indem eine berechtigte Person ihn im Dashboard unter Einstellungen → Rechtliches akzeptiert. Terminum speichert dabei Version, Zeitpunkt und die akzeptierende Person.

Massgebend ist die aktuelle Version (2026-09-24); nur deren Annahme ist wirksam. Bei wesentlichen Änderungen veröffentlicht Terminum eine neue Version und verlangt im Dashboard eine erneute Annahme; die Veröffentlichung der Shop-Website setzt die Annahme der aktuellen Version voraus.

Art der Bearbeitung: Erheben, Speichern, Anzeigen, Übermitteln, Anonymisieren und Löschen im Rahmen der Terminum-Leistungen. Dauer: gemäss Ziffer 2. Die Bearbeitungen im Auftrag des Salons:

Terminum setzt die folgenden Massnahmen um:

1. TOM-01 · Zugangskontrolle: Anmeldung über Better Auth mit gehashten Passwörtern und serverseitig geprüften Sitzungen.
2. TOM-02 · Berechtigungen: Rollen- und Berechtigungsstufen (Inhaber:in, Mitarbeitende, Nur-Lesen) werden serverseitig vor Änderungen geprüft.
3. TOM-03 · Mandantentrennung: Datenbankzugriffe auf Shop-Daten werden automatisch auf die jeweilige Shop-ID beschränkt.
4. TOM-04 · Übertragungssicherheit: Auslieferung und Schnittstellen ausschliesslich über HTTPS/TLS.
5. TOM-05 · Verschlüsselung: Registrant-Kontaktdaten für Managed Domains werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
6. TOM-06 · Geheimnisverwaltung: Schlüssel und Zugangsdaten liegen als validierte Umgebungsvariablen ausserhalb des Quellcodes.
7. TOM-07 · Missbrauchsschutz: Rate-Limiting öffentlicher Buchungsendpunkte; Hintergrundjobs nur mit geheimem Cron-Token.
8. TOM-08 · Privilegierter Zugriff: Support-Impersonation ist zeitlich begrenzt, sichtbar gekennzeichnet und wird im Admin-Audit protokolliert.
9. TOM-09 · Datenminimierung: Hinweise gegen besonders schützenswerte Personendaten in Buchungsnotizen; KI-Anfragen erhalten nur freigegebene, aggregierte Felder.
10. TOM-10 · Einwilligungen: Optionale Analyse-Skripte laden erst nach Einwilligung; werbliche Mitteilungen erfordern einen Einwilligungsnachweis und respektieren kanalbezogene Sperren.
11. TOM-11 · Aufbewahrung: Automatisierte, authentifizierte Löschjobs gemäss Aufbewahrungsplan.
12. TOM-12 · Betroffenenrechte: Export, Anonymisierung und Workspace-Löschung melden Ergebnisse je System und protokollieren ohne Personendaten.
13. TOM-13 · Vertragsnachweis: Akzeptanz von AGB, Datenschutzerklärung und AVV wird mit Version und Zeitpunkt gespeichert und bei neuen Versionen erneut verlangt.
14. TOM-14 · Sicherheitsvorfälle: Dokumentierter Ablauf zur Erkennung, Eindämmung, Bewertung und Meldung von Sicherheitsvorfällen.

Genehmigte Unterauftragsbearbeiter mit Rolle, Ort der Bearbeitung und Garantie. Dienste, die der Salon selbst einbindet (z. B. Google Analytics auf seiner Shop-Website), sind keine Unterauftragsbearbeiter von Terminum; dafür ist der Salon verantwortlich.

1. Weisung: Der Salon löst Anonymisierung einzelner Kundinnen und Kunden, Export oder die Löschung des Workspace im Dashboard aus oder erteilt die Weisung schriftlich über den Support.
2. Ausführung: Terminum löscht bzw. anonymisiert die Daten in der Produktionsdatenbank einschliesslich Buchungen, Nachrichtenempfängern und Aktivitätsprotokollen.
3. Rückgabe: Vor der Löschung kann der Salon seine Daten über die Exportfunktion in einem maschinenlesbaren Format herunterladen.
4. Ergebnis je System: Das Ergebnis wird je System ausgewiesen. Teilweise Fehlschläge oder manuell nötige Schritte (z. B. Stripe-Objekte, Managed-Domain-Kündigung) werden nicht als erledigt gemeldet.
5. Aufbewahrte Unterlagen: Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden getrennt aufbewahrt und nach Fristablauf gelöscht. Ergebnisprotokolle enthalten keine Personendaten der Kundschaft.
6. Backups: Backups des Datenbankanbieters werden nicht einzeln bereinigt. Gelöschte oder anonymisierte Daten können dort bis zum Ablauf des Backup-Zyklus des Anbieters verbleiben. Dieser Zyklus ist noch nicht verifiziert; eine sofortige Löschung aus Backups wird nicht zugesichert.

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